Vereinfachen der IT-Experience für die Mitarbeiter:innen und Einwohner:innen des Bundesstaates Illinois
Mit seinen fast 13 Millionen Einwohner:innen ist der Bundesstaat Illinois ein Mikrokosmos der Vereinigten Staaten. Zu ihm gehören Chicago, die drittgrößte Stadt des Landes, sowie viele kleinere Industriestädte und ländlich und landwirtschaftliche geprägte Gemeinden.
Für diese vielfältige Zielgruppe gibt es im Bundesstaat eine ebenso vielfältige Anzahl von Behörden, Gremien und Kommissionen. Die meisten davon kümmerten sich in Eigenregie um ihre IT-Anforderungen, bevor die Legislative des Bundesstaates im Jahr 2018 per Gesetz das Department of Innovation & Technology (DoIT) gründete.
„Vor dem DoIT hatte jede Behörde ihre eigenen isolierten Abläufe, erstellte und entwickelte ihre eigenen Anwendungen und unterhielt ihre eigene Infrastruktur“, sagt Jennifer Ricker, CIO für den Bundesstaat Illinois und amtierende Ministerin für Innovation und Technologie. „Dadurch gab es auf nahezu jeder Plattform und jedem Tech-Stack Tausende von Anwendungen aller Art. Wenn Einwohner:innen online mit ihnen interagierten, mussten sie sich für fast jede davon andere Logins und Passwörter merken.“
Ricker verfolgt mit ihrem DoIT die Vision, den staatlichen Behörden von Illinois erstklassige Dienste und Innovationen auf Unternehmensniveau zu bieten, damit diese ihre Aufgaben gegenüber den Einwohner:innen des Bundesstaates effizient wahrnehmen können. Bei der Vereinheitlichung und Konsolidierung von Legacy-Anwendungen und -Infrastrukturen aus mehreren Jahrzehnten arbeitet das DoIT mit internen Partnern zusammen, um eine einfache, nahtlose Experience zu ermöglichen. „Die Einwohner:innen müssen eine zentrale Anlaufstelle haben, über die sie mit dem Bundesstaat interagieren können und die so einfach wie möglich gehalten ist“, sagt sie.
Abwehren von gezielteren und aggressiveren Bedrohungen
Die User Experiences haben zwar oberste Priorität, aber Ricker und ihr Team müssen auch die personenbezogenen Daten der Einwohner:innen, das geistige Eigentum des Bundesstaates und die Steuergelder in einem Umfeld schützen, in dem sich staatliche Einrichtungen immer gezielteren Bedrohungen ausgesetzt sehen.
„Die Bedrohungslandschaft hat sich im vergangenen Jahr, in den letzten anderthalb Jahren, verändert“, sagt Ricker. „Wir beobachten deutlich mehr öffentliche Ransomware-Vorfälle und haben es mit raffinierten Bedrohungsakteuren zu tun. Sie sind professionell, gut in dem, was sie tun, und verfeinern ihre Methoden ständig.“
Während der Pandemie sind auch die Anforderungen an Behörden gestiegen, sodass sich die Mitarbeiter:innen schnell und kreativ anpassen mussten. Die Legacy-Technologie der vergangenen Jahrzehnte erwies sich jedoch als Hemmschuh sowohl für Innovationen als auch für die Absicherung der IT-Systeme des Bundesstaates gegen dynamische Bedrohungen.
„Einige dieser Systeme wurden gut gepflegt, andere aber über viele Jahren hinweg nicht beachtet“, sagt Adam Ford, CISO für den Bundesstaat Illinois. „Wir haben es nicht nur mit einer robusteren Gruppe von Cyberkriminellen zu tun, sondern auch mit der gesamten Bandbreite an Technologien. Nach der Außerdienststellung der Legacy-Lösungen und der Zentralisierung der Dienste können wir nun einheitliche Kontrollen anwenden und den Bundesstaat im Bereich der Cybersicherheit wie ein Unternehmen führen.“
Zero-Trust-Ansatz mit Identity-Management im Mittelpunkt
Alle Modernisierungsinitiativen des DoIT sollen die Interaktionen der Mitarbeiter:innen und Einwohner:innen mit ihrem Bundesstaat vereinfachen und gleichzeitig die Angriffsfläche verkleinern. Mit diesen Zielen vor Augen hat das Team in Einklang mit dem Erlass von Präsident Joe Biden zur Cybersicherheit vom 12. Mai 2021 eine Zero-Trust-Strategie eingeführt.
„Es ist wichtig, dass wir den Bürger:innen nicht nur helfen, sich bei ihrer Interaktion mit dem Bundesstaat zu schützen, sondern auch wir für Mitarbeiter:innen und Partner des Bundesstaates, die in unserem Auftrag arbeiten, eine erweiterte Authentifizierung implementieren, die Multi-Faktor-Authentifizierung und Intelligence-Feeds nutzt, damit nur berechtigte Personen auf Daten zugreifen können“, sagt Ford.
„Ein grundlegendes Prinzip bei der Implementierung von Zero Trust besteht darin, nicht nur Ihre Assets und Ihre Daten zu kennen, sondern auch Ihre Benutzer:innen“, sagt er. „Sie können moderne Umgebungen nicht absichern, wenn Sie sich nicht mit Identity and Access Management (IAM) auseinandersetzen und auskennen.“
Flexible Lösung, die Standardisierung, Skalierbarkeit und Interoperabilität ermöglicht
Das Team entschied sich, nach einem Cloud-basierten Identity-Anbieter zu suchen, statt eine interne Lösung zu entwickeln. „Wir haben erkannt, dass uns die As-a-Service-Lösung von Okta die tägliche Verwaltung der Infrastruktur und Umgebung abnehmen würde und wir uns auf sichere und zuverlässige Dienste für die Einwohner:innen des Bundesstaates konzentrieren könnten“, sagt Ford.
Die Okta Platform bringt Standardisierung, Skalierbarkeit und Interoperabilität in die Modernisierungsinitiative des DoIT ein. „Flexibilität ist entscheidend“, sagt er. „Wir müssen verschiedene Systeme auf viele unterschiedliche Arten integrieren und können nicht einfach ein wichtiges Behördenprogramm abschalten und dann erst klären, wie wir das Identity-Management vor dem Hintergrund der Legacy-Programme implementieren.“
Da hybride IT für die Regierungen der Bundesstaaten zur neuen Realität geworden ist, bietet Okta dem Bundesstaat Illinois zudem die notwendige Flexibilität und Erweiterbarkeit, um nahtlosen Zugriff auf neue Cloud-basierte Tools und Anwendungen bereitzustellen und durch einheitliches Identity-Management weiterhin von bestehenden On-Premise-Investitionen zu profitieren. Durch die direkte Integration in alle bestehenden lokalen Active Directories, die von den verschiedenen staatlichen Behörden verwaltet werden, konnte Okta die Zeit für die Konsolidierung des sicheren Zugriffs auf zentral verwaltete Anwendungen deutlich verkürzen. Mithilfe des vorgefertigten AD-Konnektors von Okta können Mitarbeiter:innen des Bundesstaates ihre bestehenden AD-Anmeldedaten für Single Sign-On-Zugriff nutzen, während die Partnerbehörden die operative Kontrolle über ihre Benutzeridentitäten behalten.
„Das Schöne an Okta ist, dass es sich sowohl in Cloud-basierte Anwendungen als auch in On-Premise-Lösungen integrieren lässt oder mit diesen zusammenarbeitet“, sagt Ricker. „Die Art der Bereitstellung spielt dabei keine Rolle.“
Klein anfangen, um Vertrauen in die Lösung aufzubauen
Das Team konzentrierte sich zunächst auf die Modernisierung der digitalen Interaktionen für zwei Gruppen: Einwohner:innen, die extern auf Dienste zugreifen, sowie staatliche Mitarbeiter:innen und Partner, die auf interne Ressourcen zugreifen. Vorläufige Pläne sahen ein vollständiges Rollout für die Belegschaft vor, gefolgt von Projekten zur Verbesserung der Experience für Einwohner:innen.
Mit Ausbruch der COVID-19-Pandemie änderten sich die Pläne jedoch. Das DoIT reagierte mit einem kleinen, gezielten Projekt, um den IT-Betrieb neu zu organisieren und Okta Workforce Identity für die Mitarbeiter:innen des Bundesstaates bereitzustellen. Mit Professional Services brauchte das Team weniger als zwei Wochen, um Single Sign-On, Universal Directory, Adaptive Multi-Factor Authentication und Lifecycle Management zu implementieren. „Wir haben derzeit etwa 17.000 interne Benutzer:innen und gehen davon aus, dass ihre Zahl noch steigen wird, wenn wir weitere Anwendungen hinzufügen“, sagt Ricker.
Dieses erste Projekt sicherte nicht nur den Zugriff auf kritische Anwendungen und Tools ab, damit die Mitarbeiter:innen des Bundesstaates die Einwohner:innen von Illinois remote betreuen konnten – es half dem relativ neuen DoIT auch, Vertrauen bei anderen staatlichen Behörden aufzubauen. Während sich die Pandemie weiter ausbreitete, nutzte das Team dieses Vertrauen durch seinen anfänglichen Erfolg, um schnell weitere Herausforderungen zu bewältigen.
Da die Sorge um die öffentliche Gesundheit stetig zunahm, schwenkte das Team um und implementierte Customer Identity.
Auch hier begann das DoIT wieder klein. Das Ministerium arbeitete mit Salesforce zusammen, um zu Beginn der Pandemie eine Kontaktverfolgungslösung zu entwickeln, die sich an 3.500 Mitarbeiter:innen der lokalen Gesundheitsämter richtete. „Wir haben Okta genutzt, um sichere User Logins für Kontaktverfolger:innen im gesamten Bundesstaat zu ermöglichen“, sagt Ford. „MFA und Bedrohungsfeeds wollten wir von Anfang an, da diese Informationen für kriminelle staatliche Akteur:innen interessant sein könnten.“
Dank der bestehenden Integration zwischen Okta und Salesforce konnte das Team die Lösung in nur wenigen Wochen bereitstellen. „Das Tempo, in dem sich die Regierung sicher anpassen konnte, war die reinste Freude“, sagt Ford.
Anschließend machte sich das DoIT daran, das System der Arbeitslosenversicherung (UI) von Illinois zu optimieren und abzusichern. Die Reaktion der Bundesregierung auf die Pandemie führte zu einer Explosion von UI-Anträgen. „Mit Okta als Basis für die Authentifizierung und Autorisierung konnten wir die ILogin-Lösung schnell im Arbeitslosenversicherungssystem implementieren und betrügerische Auszahlungen deutlich reduzieren“, sagt er. „Einwohner:innen konnten die Multi-Faktor-Authentifizierung nutzen, ihre Logins per Self-Service verwalten und darauf vertrauen, dass ihre Daten sicher sind, wenn sie mit uns interagieren.“
Als Nächstes folgte ein Impfnachweissystem. „Mit der von uns eingeführten Anwendung konnte die Öffentlichkeit auf ihre aktuellen Impfinformationen und ihren Impfpass zugreifen“, sagt Ricker. Von der Planung bis zur vollständigen Bereitstellung der Anwendung brauchte das DoIT-Team weniger als drei Monate. Die von Okta unterstützte Anwendung verarbeitete im ersten Monat 78.500 neue Benutzer:innen und nach fünf kurzen Monaten über 642.000 Benutzer:innen – ohne Probleme und Ausfallzeiten.
„Die Entscheidung für Okta bei diesen beiden kritischen Anwendungen hat uns geholfen, der Administration genau aufzuzeigen, warum die Lösung so entscheidend war“, sagt sie. „Das Wertversprechen war klar. Jetzt wollen wir Okta auch für die anderen von uns unterstützten Anwendungen nutzen.“
Sicherer Zugriff auf mehr Dienstleistungen mit weniger Reibungsverlusten
Okta steht im Mittelpunkt der Bemühungen des Bundesstaates Illinois um die Experiences der Einwohner:innen, die letztendlich alle Dienste für Einwohner:innen unter einem einzigen Login zentralisieren werden. Das DoIT nannte diese beiden ersten Initiativen für die Öffentlichkeit „ILogin“. Das Team erwartet, dass das Projekt den Einwohner:innen dabei hilft, mehr staatliche Dienste reibungsloser in Anspruch zu nehmen und gleichzeitig die Sicherheit vertraulicher personenbezogener Daten zu gewährleisten.
In der intensiven Bedrohungslandschaft, mit der sich die Bundesstaaten heute konfrontiert sehen, ist es extrem schwierig, die Balance zwischen User Experience und Sicherheit zu finden“, sagt Ricker. „Die IT-Modernisierung ist sowohl für die Experiences der Einwohner:innen als auch für die Sicherheit von entscheidender Bedeutung“, sagt sie. „Diese beiden Punkte haben für uns oberste Priorität und deshalb ist Okta so großartig: Es erfüllt beide Kriterien.“
Die Arbeitslosenversicherungs- und Impfnachweis-Anwendungen haben bisher über 1 Million Einwohner:innen von Illinois zu ILogin hinzugefügt. Dieser Erfolg beweist, dass die benutzerzentrierte Strategie des DoIT funktioniert.
„Die Vereinheitlichung der Identity Experience hilft uns, Einwohner:innen gleich beim ersten Anruf beim Helpdesk besser zu betreuen“, sagt Ford. „Darüber hinaus können wir Self-Service-Funktionen vorantreiben, sodass sie Passwörter zurücksetzen oder ihre MFA selbst verwalten können. Die meisten sind mit dem Prozess vertraut – sie tun dasselbe beim Login bei ihrer Bank, ihrer medizinischen Abrechnung oder ihrer Kreditkarte.“
Ein engagiertes Team. Eine langfristige Beziehung.
Der Bundesstaat Illinois steht noch am Anfang seiner Okta-Implementierung. „Wir hatten viele erste Erfolge“, sagt Ricker. „Wir mussten unter Hochdruck sofort handeln und die Strukturen aufbauen. Nun konsolidieren wir und erarbeiten eine langfristige Strategie.“ Das Team hat bereits eine Richtlinie herausgegeben, die die Okta-Integration als Standard für neue Anwendungen vorschreibt, und entwickelt einen Plan zur Nachrüstung weiterer bestehender Anwendungen.
„Wir arbeiten an einer Experience, bei der die Einwohner:innen von Illinois eine einzige Identität nutzen können, um auf eine Vielzahl von Systemen zuzugreifen“, sagt Ford. „Während wir mehr Systeme online bringen und in Okta integrieren, werden staatliche Dienste einfacher zugänglich, nützlicher und sicherer.“
„Ich sehe Okta als langfristige Lösung“, sagt Ricker. „Wenn wir diese Lösung etablieren, wird sie zu einem leicht wiederholbaren Prozess mit viel Raum für Wachstum. Ich habe die Vision, dass Einwohner:innen nicht darüber nachdenken müssen, wohin sie sich wenden müssen, um staatliche Dienste in Anspruch zu nehmen. Sie nutzen einfach ILogin.“
Über das Illinois Department of Innovation & Technology (DoIT)
Die Mission des DoIT ist es, den Einwohner:innen, Unternehmen und Besucher:innen im Bundesstaat Illinois durch hochwertige, kundenzentrierte Technologien zu helfen. Das DoIT-Team liefert Kundenbehörden erstklassige Innovationen, fördert die Zusammenarbeit und befähigt Mitarbeiter:innen, landesweit bessere Dienste anzubieten.
